Napisałem poprzednio, że mierzenie czasu pracy jest bardzo subiektywną sprawą. Lepiej zastosować technikę Pomodoro, która wyłuskuje z tego czasu naszą realną efektywność i to właśnie ją pozwala zmierzyć. W skrócie - pozwoliło Ci to odpowiednio wykorzystać Twoje zasoby. Wiele osób twierdzi, że nie istnieje coś takiego jak zarządzanie czasem, ale tak naprawdę wszystko, co istnieje, może być w jakimś stopniu zarządzane. Czas mamy z głowy, co zatem z zadaniami, na które ten czas poświęcamy?
Często zdarza się, że lista zadań, którą mamy zapisaną w 43 różnych notatnikach i programach, jest jak potwór w szafie. Niby każdy wie, że nie ma się czego bać, bo to tylko nasza wyobraźnia, ale i tak jest to ostatnie miejsce, do którego zajrzysz w nocy.
 |
| Brutalna rzeczywistość |
Żebyś jednak nie był bez szans w walce z potworem wymyślono wiele znakomitych technik.
Pierwszą z nich jest z pewnością Getting Things Done Davida Allena. Jest tam wiele narzędzi pozwalających na priorytetowanie zadań, przypisywanie im kontekstów, czasu, potrzebnej energii, przerw i tak dalej. Kiedy, wypruwając żyły, już się tego nauczysz, wtedy ktoś wyglądający jak profesor powie Ci: “Hej, źle planujesz swoje zadania” i każe Ci sięgnąć po książkę Briana Tracy “How to master your time”. Ponieważ Brian Tracy napisał około miliona książek na ten temat, nauczy Cię on, że najważniejszym w wykonywaniu zadań jest ich priorytetowanie. To z kolei opisał w książce “Eat that frog”. Ale to nie koniec. Zgadnij co? Oprócz tego, że zaplanujesz zadania, sposób w jaki je postrzegasz i wykonujesz jest równie ważny. Zatem kolejną wartą uwagi rzeczą jest książka “Six thinking hats”, która pozwoli Ci w już dobrze zaplanowanych zadaniach jak najlepiej wykorzystać mózg.
Nie zapominaj o zasadach ...
Każda z rzeczy opisanych powyżej jest znakomita i warto zawsze po nią sięgnąć. Ale nie można zapominać o jednej rzeczy. Twój mózg to nie tylko racjonalne wykonywanie dobrze zaplanowanych zadań. Gdyby tak było, każdy po 45 roku życia dostawałby nagrodę Nobla. Wszystko to stałoby się nudne, a my nie różnilibyśmy się od gadających roślinek. Mózg jest trochę bardziej skomplikowany i oferuje również coś takiego jak emocje i intuicyjne zachowanie, które to potrafią w 10 sekund zepsuć Ci to, czego się wyżej nauczyłeś. Żeby tak się nie stało i żeby brać z tej intuicji i emocji to, co najlepsze, poświęć parę minut na coś co nazywa się Autofocus Index Marka Fostera.
... ani o zabawie!
 |
| Wykonywanie zadań też może być zabawą! |
Uprzedzam! To nie jest metoda, którą cała populacja zaakceptuje, polubi i dzięki której znikną dziury budżetowe. Jest to metoda, która opiera się na naszej naturalnej potrzebie działania, która oprócz racjonalnych wyborów, zawiera również elementy intuicji i zabawy. Składa się ona z czterech różnych metod, dostosowanych na potrzeby różnych sytuacji. Są to: AF1, AF2, AF3, AF4. Ja opiszę tutaj jedynie metodą AF4, która najlepiej pasuje do mojego trybu pracy, dlatego warto, byś sprawdził także działanie pozostałych. Każda z nich odpowiada innemu charakterowi pracy i życia. Zależy to od limitów czasowych, ilości wykonywanych zadań, charakteru pracy itp. W skrócie, jeśli nie masz deadline'ów i masz luźne godziny pracy - wybierasz 1, jeśli zazwyczaj wykonujesz rutynowe czynności - wybierasz 2, jeśli łączysz jedno i drugie i deadliny wybierasz 4 itd. Nie będe opisywał wszystkiego, co możesz zobaczyć na stronie Marka Fostera. Ale uprzedzam kilka rzeczy płynących z mojego doświadczenia:
- to metoda, która działa, ale działa tylko wtedy, gdy zaufasz systemowi, który nią kieruje
- pracując z nią zauważysz, że nagle, mimo tak prostej metody, zaczynasz wykonywać dużo więcej działań
- nie myśl za dużo, po prostu trzymaj się kilku prostych zasad
- opisany tam notes można traktować jak kontekst z GTD (np. Szkoła, Dom, Praca itd).
Jak wspomniałem, osobiście używam AF4 i mogę powiedzieć, że wszystkie do tej pory poznane task managery i todo listy są niepotrzebne, całość powoduje, że wykonuje dużo zadań, jednocześnie bawiąc się całym systemem.
Jak działa AF4:
 |
| Autofocus List w praktyce |
Do zapisywania listy zadań możesz użyć albo zwykłego notatnika, zeszytu albo arkusza kalkulacyjnego np.
1) Spisujemy wszystko, co chcemy zrobić (wszystkie zadania) i oddzielamy je kreską - odtąd jest to nasz Backlog.
2) W każdej chwili możemy dopisać nowe zadanie, ale robimy to za poziomą kreską - co od teraz jest Active Listą.
3) Zaczynamy od Backlogu. Przechodzimy po wszystkich Taskach i zaczynamy prace nad tym, nad tym, nad którym w danej chwili chcemy pracować.
Zakreślamy Task jako zrobiony jeśli uważamy, że dostatecznie dużo nad nim pracowaliśmy, umieszczamy go na końcu Active Listy, ale tylko wtedy jeśli wymagana jest jeszcze nad nim praca (lub jeśli ta czynność będzie się powtarzać w przyszłości - np. sprawdzenie poczty).
4) Gdy przechodząc przez kolejne pozycje Backlogu napotykamy linię graniczną, nie przechodzimy do Active Listy. Zamiast tego wracamy do początku Backlogu i kontuujemy przechodzenie w kolejności po Taskach w celu znalezienia tego, nad którym chcemy pracować.
Taki typ przemieszczania się kontynuujemy do momentu, kiedy w trakcie pełnego przebiegu po Backlogu nie wykonamy pracy nad żadnym z zadań
5) Teraz przekraczamy linię i przechodzimy do Active Listy.
Przemieszczamy się w dowolny sposób - po kolei przeglądamy zadania w celu znalezienia tego, nad którym chcielibyśmy pracować w danej chwili.
6) Osiągnąwszy ostatnie zadanie na Active Liście, przechodzimy do początku Backlogu i powtarzamy proces z Punktu 3.
7) Kiedy wykreślimy wszystkie zadania w Backlogu (zrobimy), kreślimy nową linię na końcu Active Listy i to ona od tego momentu staje się Backlogiem.
Powodzenia!
Komentarze
