Pracując dzień w dzień nie zdajemy sobie sprawy, ile czasu marnujemy. Minęły już czasy, kiedy on 30 000 lat temu obserwując niebo stwierdzał, czy jest dzień czy noc, i w zależności od tego pracował lub spał. W chwili obecnej problem jest dużo bardziej złożony. Mianowicie pracując, jesteś zmuszony monitorować i liczyć każdą minutę z upływającego czasu. Dlaczego? Powodów jest kilka, najważniajszy to taki, że za ten czas Ci płacą. By Twoi zleceniodawcy nadal Ci płacili, konieczne jest obliczenie kosztów, jak i estymacja czasu, która jest Ci potrzebna do wykonania pewnej skończonej liczby zadań. Co więcej, praca inna od koszenia trawy wymaga kreatywności. By móc być kreatywnym, trzeba nałożyć na siebie i spełnić pewne uwarunkowania. John Cleese stwierdził na jednym z prowadzonych przez siebie wykładów, że by móc być kreatywnym, trzeba spełnić dwa warunki: mieć ograniczenie przestrzeni i ograniczenie czasu. To pierwsze niejako jest zapewnione, bo mało osób pracuje na dworcu autobusowym. Natomiast drugie jest często bagatelizowane. Przykład: pracując nad czymś estymujesz tą czynność i stwierdzasz, że zajmie Ci ona 13 godzin. OK, 13 godzin, tak? Teraz zastanów się nad tym, jak efektywnie spędzasz dziennie czas: przychodząc, czy zaczynając pracę o 9 i kończąc ją o 17.
Mało osób w tym układzie planetarnym jest w stanie pracować kreatywnie i efektywnie przez 8 godzin non stop. Dlaczego? Bo to po prostu niemożliwe i Twój mózg samoistnie Cię dekoncentruje, żebyś nie stał się w niedługim czasie warzywem lub czymś w stylu maszyny do pisania. Kolejnym przykładem jest eksperyment, który udało mi się przeprowadzić rok temu. Wraz z ludźmi, z którymi pracowałem, postanowiliśmy stworzyć aplikacje jak i rozgrywkę, która nazywała się Paymo Experiment.
Paymo timetracker to tak naprawdę wspaniałe narzędzie, z wbudowanymi wszystkimi potrzebnymi narzędziami do analizy tego co i jak zrobiłeś przez dany odcinek czasu. Jednak monitorowanie czasu pracy staje się nudne i mało adekwatne, bo nie wiesz tak naprawdę, ile czasu zajmuje to samo innym osobom (w skrócie: czy zawalasz robotę czy nie). Efekt jest prosty, osoby z ego wielkości Księżyca stwierdzają: “Cholera, ja to jednak jestem super, pracuje po 70 godzin i dzięki temu jestem najlepszym pracownikiem”. Tak to nie działa.
Chodziło też o to, by wyeliminować pracoholików, bo Ty i Ja wiemy, że oni są zbędni: czytaj Fire the workaholics. Aplikacja była dość ciekawa, zarejestrowało się sporo osób i tak naprawdę można było sprawdzić, ile kto średnio i nad czym pracuje przez dany dzień czy tydzień - jeśli oczywiście dodałeś go do obserwowanych, a on się z zgodził. Wszystko było idealne. Jednak powraca tu problem wymieniony wcześniej: to ile pracujesz jest świetne, ale jak pracujesz? Powiem szczerze, że jestem fanem wiedzy z rozdziału zarządzanie czasem. Jednak po przeczytaniu Davida Allena “GTD” i “Zjedz tę Żabę!” Briana Tracy'ego odczuwam niedosyt. Po pierwsze mamy do dyspozycji tryliony narzędzi, mniej lub bardziej skomplikowanych. Po drugie sprawą kluczową nadal pozostaje czas, w którym to wszystko wykonujemy i w jaki sposób. Można powiedzieć nawet - jego granulacja pozostaje zbyt duża (8 godzin efektywnej pracy non-stop jest niemożliwe).
“Czasu jest wystarczająco dużo dla osób, które dobrze go wykorzystują” - Leonardo da Vinci
Jest jednak ratunek i pomoc w tego typu sytuacjach, nazywa się pomodorotechnique.com. Na czym rzecz polega? Polega na tym, by wyuczyć w sobie pewne nawyki, które pozwolą tak naprawdę być kreatywny i produktywnym przez czas, który dla siebie rozplanujemy. Co więcej metoda ta nie działa tylko dla pojedynczego osobnika, ale i dla całego stada, więc można ją wykorzystać w pracy grupowej, czyli np. pair programming.
Pomodoro Technique stworzył Francesco Cirillo w 1992. Jest to narzędzie używane przez profesjonalistów w zespołach lub indywidualne jednostki na całym świecie. Co trzeba mieć by zacząć? Kuchenny minutnik (zgadza się, taki, który tyka). Lub, jeśli pracujesz na komputerze - adekwatne oprogramowanie, polecane przeze mnie - focusbooster.com.
Jak to działa?
- Zdefiniuj zadanie, nad którym chcesz pracować, ustaw minutnik na 25 minut.
- Zacznij wykonywać zadanie, dopóki minutnik nie zadzwoni, jeśli tak się stanie, zapisz sobie gdzieś X (jako wykonany jeden pomidor).
- Odpocznij chwilę, np 5 minut, przejdź się po schodach, albo zobacz co dzieje się za oknem.
- Co cztery pomidory (czyli co 4x25 minut) weź dłuższą przerwę, np 15 minut.
Magiczne 25 minut jest efektem wieloletnich badań, które wykazały, że Twój umysł jest w stanie pracować z pełną wydajnością i skupieniem, optymalnie tylko przez krótkie odcinki czasu. Po tych odcinkach powinna następować przerwa. W czasie tej przerwy nie myśl o wykonywanym zadania, zrelaksuj się, myśl o czymś przyjemnym lub wykonaj fizyczne ćwiczenie. Ważne jest, by przerw nie przeciągać powyżej 5 minut i zachować płynność wykonywania danego zadania. Po 4 pomidorach Twój umysł powoli staje się zmęczony, dlatego powinieneś zrobić dłuższą, odświeżającą przerwę około 15 minut.
Dąż do tego, by nic nie przerywało twojego pomidora. Pomidor jest niepodzielny. Jeśli go zacząłeś, musisz wykonać go do końca. Jeśli minutnik zadzwonił, przestań wykonywać dane zadanie, niezależnie na jakim jesteś jego etapie. Kiedy coś Ci przerwało, zapisz to sobie jako znak "-" np. Przerwane pomidory nie mogą być zapisywane, to powoduje fakt kształtowania się u Ciebie szybkich technik negocjacyjnych. Czyli następnym razem powiesz komuś, by zadzwonił za chwilę, bo masz ważne zadanie (pomidor). Twoim obowiązkiem jest unikanie jakichkolwiek przerw w trakcie wykonywania pomidora. Zobaczysz po chwili, jak można sobie radzić w biurze z wieloma utrudnieniami i jak nimi zarządzać, co pozwoli Ci się skupić na pomidorze i lepiej pracować. A Pani Kasia na pewno sama znajdzie ten długopis.
Mimo, że masz teraz wątpliwości, czy to zadziała w Twoim przypadku, zaufaj mi. Spróbuj wszystkie z twoich zaplanowanych zadań wykonywać w oparciu o tą technikę, a po tygodniu zobaczysz, że coraz mniej czasu potrzebujesz na ich wykonanie.
Używając prostych, progresywnych kroków, kartka, na której zapisujesz swoje pomidory będzie znakomitą analizą tego, jak pracujesz, jakie zadania ile Ci zajmują, ile jest efektywnego czasu Twojej pracy. Dzięki temu po pewnym czasie dowiesz się również, jak organizować dzień za pomocą Pomodoro Technique, jak radzić sobie z niechcianymi przerwami i zakłóceniami np kiedy ktoś nieoczekiwanie do Ciebie zadzwoni i wyrwie Cię z rytmu pracy. Zobaczysz tak naprawdę na ile Cię stać, co pozwoli Ci lepiej organizować dzień, planować wykonywanie poszczególnych zadań, a przede wszystkim bawić się lepiej swoją pracą!
Będziesz po prostu w stanie stwierdzić: “Tak, napisanie tego artykułu zajmie mi 4 pomidory”.
Najciekawszy jest fakt, że to naprawdę funkcjonuje. To najprostsze, a zarazem najskuteczniejsze narzędzie, by być efektywnym i dobrze planować swoje zadania.
Mimo, że metoda ta jest bardzo prosta, dobrze jest przeczytać książkę autora, by jeszcze lepiej zrozumieć jej idee i bardziej zaawansowane zastosowania - Pomodoro Technique Book.
Deadline - Ty z pewnością też tak masz
Mało osób w tym układzie planetarnym jest w stanie pracować kreatywnie i efektywnie przez 8 godzin non stop. Dlaczego? Bo to po prostu niemożliwe i Twój mózg samoistnie Cię dekoncentruje, żebyś nie stał się w niedługim czasie warzywem lub czymś w stylu maszyny do pisania. Kolejnym przykładem jest eksperyment, który udało mi się przeprowadzić rok temu. Wraz z ludźmi, z którymi pracowałem, postanowiliśmy stworzyć aplikacje jak i rozgrywkę, która nazywała się Paymo Experiment.
Paymo timetracker to tak naprawdę wspaniałe narzędzie, z wbudowanymi wszystkimi potrzebnymi narzędziami do analizy tego co i jak zrobiłeś przez dany odcinek czasu. Jednak monitorowanie czasu pracy staje się nudne i mało adekwatne, bo nie wiesz tak naprawdę, ile czasu zajmuje to samo innym osobom (w skrócie: czy zawalasz robotę czy nie). Efekt jest prosty, osoby z ego wielkości Księżyca stwierdzają: “Cholera, ja to jednak jestem super, pracuje po 70 godzin i dzięki temu jestem najlepszym pracownikiem”. Tak to nie działa.
Chodziło też o to, by wyeliminować pracoholików, bo Ty i Ja wiemy, że oni są zbędni: czytaj Fire the workaholics. Aplikacja była dość ciekawa, zarejestrowało się sporo osób i tak naprawdę można było sprawdzić, ile kto średnio i nad czym pracuje przez dany dzień czy tydzień - jeśli oczywiście dodałeś go do obserwowanych, a on się z zgodził. Wszystko było idealne. Jednak powraca tu problem wymieniony wcześniej: to ile pracujesz jest świetne, ale jak pracujesz? Powiem szczerze, że jestem fanem wiedzy z rozdziału zarządzanie czasem. Jednak po przeczytaniu Davida Allena “GTD” i “Zjedz tę Żabę!” Briana Tracy'ego odczuwam niedosyt. Po pierwsze mamy do dyspozycji tryliony narzędzi, mniej lub bardziej skomplikowanych. Po drugie sprawą kluczową nadal pozostaje czas, w którym to wszystko wykonujemy i w jaki sposób. Można powiedzieć nawet - jego granulacja pozostaje zbyt duża (8 godzin efektywnej pracy non-stop jest niemożliwe).
“Czasu jest wystarczająco dużo dla osób, które dobrze go wykorzystują” - Leonardo da Vinci
Jest jednak ratunek i pomoc w tego typu sytuacjach, nazywa się pomodorotechnique.com. Na czym rzecz polega? Polega na tym, by wyuczyć w sobie pewne nawyki, które pozwolą tak naprawdę być kreatywny i produktywnym przez czas, który dla siebie rozplanujemy. Co więcej metoda ta nie działa tylko dla pojedynczego osobnika, ale i dla całego stada, więc można ją wykorzystać w pracy grupowej, czyli np. pair programming.
Pomodoro Technique stworzył Francesco Cirillo w 1992. Jest to narzędzie używane przez profesjonalistów w zespołach lub indywidualne jednostki na całym świecie. Co trzeba mieć by zacząć? Kuchenny minutnik (zgadza się, taki, który tyka). Lub, jeśli pracujesz na komputerze - adekwatne oprogramowanie, polecane przeze mnie - focusbooster.com.
Jak to działa?
- Zdefiniuj zadanie, nad którym chcesz pracować, ustaw minutnik na 25 minut.
- Zacznij wykonywać zadanie, dopóki minutnik nie zadzwoni, jeśli tak się stanie, zapisz sobie gdzieś X (jako wykonany jeden pomidor).
- Odpocznij chwilę, np 5 minut, przejdź się po schodach, albo zobacz co dzieje się za oknem.
- Co cztery pomidory (czyli co 4x25 minut) weź dłuższą przerwę, np 15 minut.
Dąż do tego, by nic nie przerywało twojego pomidora. Pomidor jest niepodzielny. Jeśli go zacząłeś, musisz wykonać go do końca. Jeśli minutnik zadzwonił, przestań wykonywać dane zadanie, niezależnie na jakim jesteś jego etapie. Kiedy coś Ci przerwało, zapisz to sobie jako znak "-" np. Przerwane pomidory nie mogą być zapisywane, to powoduje fakt kształtowania się u Ciebie szybkich technik negocjacyjnych. Czyli następnym razem powiesz komuś, by zadzwonił za chwilę, bo masz ważne zadanie (pomidor). Twoim obowiązkiem jest unikanie jakichkolwiek przerw w trakcie wykonywania pomidora. Zobaczysz po chwili, jak można sobie radzić w biurze z wieloma utrudnieniami i jak nimi zarządzać, co pozwoli Ci się skupić na pomidorze i lepiej pracować. A Pani Kasia na pewno sama znajdzie ten długopis.
Mimo, że masz teraz wątpliwości, czy to zadziała w Twoim przypadku, zaufaj mi. Spróbuj wszystkie z twoich zaplanowanych zadań wykonywać w oparciu o tą technikę, a po tygodniu zobaczysz, że coraz mniej czasu potrzebujesz na ich wykonanie.
Używając prostych, progresywnych kroków, kartka, na której zapisujesz swoje pomidory będzie znakomitą analizą tego, jak pracujesz, jakie zadania ile Ci zajmują, ile jest efektywnego czasu Twojej pracy. Dzięki temu po pewnym czasie dowiesz się również, jak organizować dzień za pomocą Pomodoro Technique, jak radzić sobie z niechcianymi przerwami i zakłóceniami np kiedy ktoś nieoczekiwanie do Ciebie zadzwoni i wyrwie Cię z rytmu pracy. Zobaczysz tak naprawdę na ile Cię stać, co pozwoli Ci lepiej organizować dzień, planować wykonywanie poszczególnych zadań, a przede wszystkim bawić się lepiej swoją pracą!
Będziesz po prostu w stanie stwierdzić: “Tak, napisanie tego artykułu zajmie mi 4 pomidory”.
Najciekawszy jest fakt, że to naprawdę funkcjonuje. To najprostsze, a zarazem najskuteczniejsze narzędzie, by być efektywnym i dobrze planować swoje zadania.
Mimo, że metoda ta jest bardzo prosta, dobrze jest przeczytać książkę autora, by jeszcze lepiej zrozumieć jej idee i bardziej zaawansowane zastosowania - Pomodoro Technique Book.
Komentarze
